Principle V: Confidentialité 

Les personnes inscrites à l’Ordre doivent traiter tous les renseignements sur les client(e)s de manière strictement confidentielle et se conformer à toute loi sur la protection de la vie privée ou autre loi applicable. Les personnes inscrites à l’Ordre ne doivent divulguer ces renseignements qu’avec le consentement du (de la) client(e) ou lorsqu’elles y sont contraintes ou autorisées par la loi. 

INTERPRÉTATION

5.1 Politiques et processus

5.1.1 Les personnes inscrites à l’Ordre doivent respecter toute loi sur la protection de la vie privée ou autre loi applicable.

5.1.2 Les personnes inscrites à l’Ordre doivent obtenir le consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements sur les client(e)s, y compris les renseignements personnels, sauf si elles sont autrement autorisées ou contraintes par la loi. Par « renseignements personnels », on entend des renseignements au sujet d’une personne identifiable, y compris, entre autres, les renseignements personnels sur la santé.

5.1.3 Les personnes inscrites à l’Ordre doivent informer les client(e)s, dès le début de leur relation professionnelle, des limites de la confidentialité des renseignements. Les limites à la confidentialité peuvent inclure l’obligation, pour les personnes inscrites, de partager les renseignements avec : 

• des superviseurs ou superviseuses; 
• des équipes interprofessionnelles; 
• le personnel administratif; 
• des étudiant(e)s et des bénévoles; 
• des organismes d’accréditation appropriés; et 
• les sociétés d’aide à l’enfance, l’Ordre, les organismes d’application de la loi ou d’autres organismes, comme l’exige la loi. 

Les personnes inscrites à l’Ordre doivent respecter le droit de leurs client(e)s de refuser ou de retirer le consentement à la divulgation des renseignements les concernant ou d’y imposer des conditions (sous réserve des cas où une telle divulgation est requise par la loi). 

5.1.4 Les personnes inscrites à l’Ordre doivent prévoir les circonstances dans lesquelles la confidentialité peut être limitée. Une discussion sur ces limites doit avoir lieu avec l’équipe, le groupe ou la communauté. 

5.1.5 Les personnes inscrites à l’Ordre doivent être conscientes de la distinction entre « consultation » et « supervision » en ce qui concerne le partage de renseignements sur les client(e)s. En consultation, les client(e)s ne sont pas identifiés.

5.1.6 Les personnes inscrites à l’Ordre employées par un organisme doivent acquérir et maintenir une connaissance approfondie des politiques et procédures de l’organisme concernant la gestion des renseignements sur les client(e)s, notamment : 

(i) quand, comment et pourquoi l’organisme recueille, utilise, modifie, divulgue, conserve ou élimine systématiquement des renseignements; 

(ii) les précautions et pratiques administratives, techniques et physiques que prend l’organisme au sujet des renseignements; 

(iii) comment un particulier peut obtenir l’accès à un dossier de renseignements sur lui-même ou en exiger une rectification; et 

(iv) comment déposer une plainte au sujet de la manière dont un organisme se conforme à ses politiques et procédures. 

5.1.7 Les personnes inscrites à l’Ordre qui exercent à titre de travailleurs ou travailleuses autonomes et les personnes inscrites à l’Ordre chargées de l’observation des lois sur la protection de la vie privée doivent établir des politiques et procédures précises concernant la gestion des renseignements sur les client(e)s, y compris les questions mentionnées aux alinéas 5.1.6 i), ii), iii) et iv) ci-dessus, et faire en sorte que ces politiques et procédures soient rapidement et facilement utilisables conformément à toute loi sur la protection de la vie privée ou autre loi applicable.

5.1.8 Les personnes inscrites à l’Ordre chargées de l’observation des lois sur la protection de la vie privée incluent celles considérées comme des « praticien(ne)s de la santé » (au sens de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé) et qui sont employées ou dont les services sont retenus par des personnes qui ne sont pas des « dépositaires de renseignements sur la santé » (encore une fois, au sens de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé). Cela comprend par exemple les travailleurs sociaux et travailleuses sociales ou les techniciens et techniciennes en travail social qui fournissent des soins de santé dans le cadre de leurs fonctions et qui sont employés par : 

• des sociétés d’aide à l’enfance; 
• des fournisseurs de logements avec services de soutien; 
• des organismes gouvernementaux qui fournissent des services dans les établissements correctionnels ou établissements de justice pour les jeunes.

5.1.9 Lorsque les personnes inscrites à l’Ordre sont employées par une agence ou un organisme dont les politiques et les procédures entrent en conflit avec les normes de confidentialité de l’Ordre, ces dernières ont préséance et les personnes inscrites doivent s’y conformer.

5.1.10 Les personnes inscrites à l’Ordre doivent obtenir le consentement des client(e)s avant de photographier, d’enregistrer leurs activités sur bandes audio ou vidéo, ou avant d’autoriser des tierces parties à observer les activités des client(e)s. Des exceptions (pouvant inclure des activités menées dans le cadre d’enquêtes sur des cas de mauvais traitements d’enfants, par exemple) peuvent être permises par la loi ou par ordonnance d’un tribunal. 

5.1.11 Les personnes inscrites à l’Ordre doivent se conformer aux exigences concernant l’utilisation ou la divulgation de renseignements à des fins de recherche ou d’enseignement, telles qu’elles sont énoncées dans toute loi sur la protection de la vie privée ou autre loi applicable. Lorsque des cas sont présentés à des fins de recherche, d’enseignement ou de publication, la vie privée du (de la) client(e) doit être protégée en modifiant ou en dissimulant les renseignements identificatoires. (Voir également l’interprétation 4.4.7.)

5.1.12 Les personnes inscrites à l’Ordre en pratique non clinique indirecte doivent faire la distinction entre les informations publiques et privées concernant leurs client(e)s. Les informations publiques sont les informations à propos des client(e)s ou de leurs activités qui sont facilement accessibles au grand public et dont la divulgation ne pourrait pas nuire aux client(e)s. Elles ne comprennent pas les renseignements personnels au sujet d’un particulier. Les informations publiques sur les client(e)s peuvent être divulguées dans les circonstances appropriées, à condition que cette divulgation soit autorisée par la loi et conforme aux normes de l’Ordre. 

5.1.13 Lorsqu’elles travaillent avec des groupes communautaires, des organismes gouvernementaux et d’autres organismes clients, les personnes inscrites à l’Ordre doivent maintenir la confidentialité de tous autres renseignements sensibles à propos de ces client(e)s, y compris de tout matériel touchant aux ressources humaines, aux finances, à la gestion, aux stratégies ou tout matériel controversé sur le plan politique, dont la divulgation pourrait causer un préjudice aux client(e)s.

5.2 Divulgation de renseignements sur les client(e)s

5.2.1 Les personnes inscrites à l’Ordre doivent obtenir le consentement des client(e)s avant de divulguer des renseignements, lorsque le consentement est nécessaire. Les client(e)s peuvent signer des formulaires de consentement ou donner un consentement verbal, et les personnes inscrites à l’Ordre doivent documenter que le consentement a été obtenu. 

5.2.2 Lorsqu’il est nécessaire d’avoir un consentement à la divulgation de renseignements, les personnes inscrites à l’Ordre doivent déployer des efforts raisonnables pour informer les client(e)s des paramètres des renseignements devant être divulgués et les prévenir des conséquences possibles d’une telle divulgation. Elles doivent également les informer de ce qui suit : 

• qui demande les renseignements (nom, titre, employeur(euse) et adresse); 
• raison de la demande; 
• comment la partie qui reçoit les renseignements prévoit s’en servir; 
• si la partie qui reçoit les renseignements peut les transmettre à une autre tierce partie sans le consentement du (de la) client(e); 
• les renseignements exacts qui seront divulgués; 
• les répercussions du fait de donner ou de refuser son consentement; 
• la date d’expiration du consentement, s’il y a lieu; et 
• comment révoquer le consentement.

5.2.3 Les personnes inscrites à l’Ordre doivent déployer des efforts raisonnables pour veiller à ce que les renseignements divulgués soient pertinents et aient rapport aux services professionnels retenus par les client(e)s. Les personnes inscrites à l’Ordre doivent prendre des mesures raisonnables pour veiller à ce que les renseignements soient aussi exacts, complets et à jour que nécessaire, compte tenu des fins auxquelles elles les utilisent, et doivent énoncer clairement les limites, le cas échéant, de l’exactitude, de l’intégralité ou de la mise à jour des renseignements.

5.2.4 Lorsque la divulgation est exigée ou permise par la loi ou une ordonnance d’un tribunal, les personnes inscrites à l’Ordre ne doivent pas divulguer plus de renseignements qu’il n’est nécessaire ou permis.

5.2.5 Une personne inscrite à l’Ordre, ou la société professionnelle au sein de laquelle elle exerce sa profession, peut divulguer des renseignements à l’Ordre sans le consentement du (de la) client(e) lorsque cela est nécessaire dans le cadre d’un examen, d’une enquête ou d’une procédure en vertu de la Loi de 1998 sur le travail social et les techniques de travail social. Les personnes inscrites à l’Ordre ou les sociétés professionnelles ne doivent pas divulguer plus de renseignements qu’il n’est raisonnablement nécessaire.

5.2.6 Les personnes inscrites à l’Ordre qui souhaitent avoir recours à une agence de recouvrement ou à une instance judiciaire pour percevoir des honoraires impayés ne peuvent révéler, dans le cadre de l’instance judiciaire, que le nom du (de la) client(e), le contrat de service, les relevés de compte et tout registre lié à la facturation. Dans ces circonstances, les personnes inscrites à l’Ordre ne doivent pas divulguer plus de renseignements qu’il n’est raisonnablement nécessaire. (Voir également l’interprétation 6.1)

5.2.7 Les personnes inscrites à l’Ordre en pratique non clinique indirecte doivent obtenir le consentement du (de la) client(e) avant : 

• de publier des rapports au sujet de leur travail auprès du (de la) client(e); 
• de mentionner leur travail auprès du (de la) client(e) dans leur publicité; 
• de parler aux médias, bailleurs de fonds, éventuels bailleurs de fonds et autres particuliers ou groupes au sujet de l’organisme, de l’agence ou de la communauté; et 
• de faire venir des invités, des observateurs ou des médias à des réunions avec le (la) client(e).

5.3 Pratique par voie électronique

5.3.1 Les personnes inscrites à l’Ordre qui utilisent des plateformes en ligne et fournissent des services virtuels doivent : 

• expliquer aux client(e)s les limites de la confidentialité (y compris toute limite particulière associée aux plateformes en ligne ou à la pratique virtuelle) avant ou pendant la première rencontre en ligne, et documenter cette conversation; 
• veiller à ce que la collecte, l’utilisation et le stockage des renseignements sur les client(e)s soient conformes à la loi applicable en matière de protection de la vie privée; et 
• s’assurer que les renseignements sur les client(e)s sont stockés dans un territoire de compétence où les lois sur la protection de la vie privée sont compatibles avec celles de l’Ontario ou, le cas échéant, celles du Canada. 

5.3.2 Lors des communications virtuelles, les personnes inscrites à l’Ordre doivent maintenir la confidentialité des client(e)s et assurer leur sécurité en prenant les mesures suivantes : 

• vérifier l’identité du (de la) client(e) dans les situations où il serait possible, pour une autre personne, de se faire passer pour lui ou elle; 
• établir un plan (comme une phrase secrète ou un signe discret) pour que les client(e)s puissent faire savoir qu’ils ne sont pas seuls ou qu’ils ne sont pas en sécurité; 
• élaborer un plan de sécurité avec le (la) client(e), ce qui implique de lui demander les coordonnées d’une autre personne et la permission de la contacter en cas d’urgence ou d’interruption du service. 

5.3.3 Lorsqu’elles utilisent des moyens électroniques pour transmettre des renseignements sur les client(e)s, les personnes inscrites à l’Ordre doivent rendre ceux-ci confidentiels dans la mesure du possible et s’assurer qu’ils ont bien été reçus par les destinataires prévus. 

La communication électronique désigne les messages textes, les courriels, les plateformes de communication par vidéo, les plateformes de médias sociaux, les sites Web, les télécopies ou d’autres types de communication en ligne.